General

இ-மெயில் அனுப்பும் போது இவற்றை தவிர்த்துகொள்ளுங்கள்

By  | 

டிஜிட்டல் வடிவ கடிதம் தான், இ-மெயில். வேலைக்கு விண்ணப்பிப்பது தொடங்கி, அலுவல் தொடர்பான வேலைகள் மற்றும் தனிப்பட்ட தகவல் பரிமாற்றம் வரை, எல்லோருமே இ-மெயில் தான் பயன்படுத்துகிறோம். இ-மெயில் செய்தியானது, அதை பெறுபவருக்கு வெறும் தகவலை மட்டும் தெரிவிக்காமல், உங்களை பற்றிய ஒரு கருத்தையும் உருவாக்கி விடுகிறது. ஆகவே, இ-மெயில் அனுப்புவதில் இங்கிதமாக நடந்து கொண்டால், உங்களை பற்றிய மதிப்பும், நல்லெண்ணமும் அதிகரிக்கும்.

• இ-மெயில் செய்தி சுருக்கமாக இருக்கட்டும். உங்களுக்கு இருப்பதை போலத்தான் மற்றவர்களுக்கும் இன்பாக்ஸ் இடத்தை நிர்வகிப்பது பிரச்னையாக இருக்கும். என்ன சொல்ல வேண்டுமோ, அதை மட்டும் எழுதுங்கள். தேவையற்ற விளக்கங்கள், படங்கள் மற்றும் மல்டி மீடியா கோப்புகள் மற்றும் தரவுகளை தவிர்க்கவும்.

• எழுத்துப்பிழையை அறவே தவிர்க்க வேண்டும். நீங்கள் கம்போஸ் செய்த இ-மெயிலில் இலக்கண பிழைகள், எழுத்துப் பிழைகள், மற்றும் தகவல் பிழைகள் இருக்கிறதா என்று, ஒன்றுக்கு இரண்டு முறை ஆராய்ந்த பின்னர், இ-மெயிலை அனுப்பவும். நிறுத்தற் குறிகளையும் சரியாக பயன்படுத்தவும்.

• மனநிலை குழப்பத்தில் இருந்தாலோ, மன அழுத்தம் அல்லது சோர்வாக இருந்தாலோ, இ-மெயிலை எழுதும் முன் நிதானியுங்கள்.

• உங்கள் இ-மெயில் எதைப் பற்றியது என்பதை சரியாக உணர்த்தும் வார்த்தையை, இ-மெயிலின் ‘சப்ஜெக்ட் லைன்’இல் கொடுக்கவும். சப்ஜெக்ட் லைனிலேயே செய்தியை சொல்லியாகிவிட்டது, இ-மெயிலை திறக்க வேண்டியதில்லை என்பதை உணர்த்த, சப்ஜெக்டின் முடிவில் எண்ட் ஆப் மெசேஜ் என்பதை உணர்த்த (eom) என்று குறிப்பிடவும்.

• ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட நபர்களுக்கு ஒரே இமெயில் செய்தியை அனுப்ப வேண்டியதாக இருந்தால், ஒவ்வொருவரின் பிரைவசியையும் பாதுகாக்கும் வகையில், bcc-யை பயன்படுத்தவும். இதனால், யார் யாருக்கு செய்தி போகிறது என்பதை, மற்றவர் அறிய மாட்டார்.

• தனிப்பட்ட விஷயங்களை தவிருங்கள். இ-மெயிலை எளிதாக ’பார்வேர்ட்’ மற்றும் ‘ஷேர்’ செய்ய முடியும். மேலும், இதை எளிதாக பிரின்ட் எடுக்கவும், எவ்வளவு நாள் வேண்டுமானாலும் ‘சேவ்’ செய்து வைக்கவும் முடியும். இது உங்களுக்கு பாதகமாக மாறலாம்.

• உங்களுக்கு வந்த இ-மெயிலுக்கு, நீங்கள் குறிப்பிட்ட நபருக்கு மட்டும் ‘ரிப்ளை’ செய்ய போகிறீர்களா அல்லது ‘ரிப்ளை ஆல்’ பட்டனை அழுத்தப் போகிறீர்களா என்பதை நன்கு யோசித்து முடிவெடுங்கள். ஏனெனில், சில சமயங்களில், குறிப்பாக பணியிடங்களில், இதுவே உங்களுக்கு பிரச்னைகளை ஏற்படுத்தலாம்.

• மற்றவர் அனுப்பிய இ-மெயிலின் நோக்கம் குறித்து நீங்களே அனுமானிக்க வேண்டாம். உங்களுக்கு அதன் நோக்கம் சரியாக தெரியவில்லையெனில், தவறாகப் புரிந்துகொள்ளப் படுவதைத் தவிர்க்க, சம்மந்தப்பட்ட நபரிடமே சந்தேகத்தை கேட்கலாம்.

• பிளீஸ், தேங்க்யூ, போன்ற வார்த்தைகளை தேவையான இடத்தில் அவசியம் பயன்படுத்தவும்.

• இ-மெயில் எழுத சரியான மற்றும் தெளிவாக படிக்கக்கூடிய பான்ட்-ஐ பயன்படுத்தவும். இலக்கண விதிப்படி தேவைப்படும் இடங்களிலும், குறிப்பாக எதையாவது அடையாளப்படுத்தவும் மட்டும் ‘கேப்ஸ்’ எழுத்துகள் பயன்படுத்தலாம். மற்ற நேரங்களில் ,தவிர்க்கவும்.

• இ-மெயிலுடன் அட்டாச்மென்ட் இணைத்து அனுப்பும் போது, பைல் பெரிதாக இருந்தால், அதன் அளவை சிறிதாக்கி அல்லது ‘கம்ப்ரெஸ்’ செய்து அனுப்பவும்.

• புதிய விஷயத்துக்கு பழைய இ-மெயில் இணைப்பு மூலம் பதிலளிக்க வேண்டாம்.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *